Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien stellt eine bedeutende Veränderung im wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmen des Landes dar. Mit der Veröffentlichung der Orden HAC/1028/2026 vom 2. Oktober 2026 stehen nun die konkreten Einführungstermine fest.
Ab dem 6. Oktober 2027 wird die elektronische Rechnung zunächst für Unternehmen und Selbstständige mit einem maßgeblichen Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro verpflichtend. Ab dem 6. Oktober 2028 gilt die Verpflichtung grundsätzlich auch für die übrigen betroffenen Unternehmer.
Dabei werden häufig zwei unterschiedliche gesetzliche Regelungen miteinander verwechselt:
- die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (Factura Electrónica) nach der Ley Crea y Crece sowie
- die Anforderungen an Fakturierungssoftware, die häufig unter dem Begriff Veri*Factu zusammengefasst werden.
Obwohl beide Reformen die Rechnungsstellung betreffen, verfolgen sie unterschiedliche Ziele und unterliegen unterschiedlichen gesetzlichen Fristen.
Ziele der elektronischen Rechnungsstellung
Mit der Ley 18/2022 vom 28. September 2022 (Ley Crea y Crece) verfolgt Spanien insbesondere folgende Ziele:
- Bekämpfung des Zahlungsverzugs zwischen Unternehmen
- Digitalisierung des Geschäftsverkehrs
- Vereinfachung administrativer Prozesse
- Senkung der Verwaltungskosten
- Verbesserung der Transparenz bei Rechnungsstellung und Zahlung
Die elektronische Rechnung soll künftig den bisherigen Austausch klassischer PDF-Rechnungen zwischen Unternehmen weitgehend ersetzen.
Zusätzlich werden neue Meldepflichten eingeführt, um die Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen besser nachvollziehen zu können.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Viele Unternehmer versenden bereits heute Rechnungen als PDF per E-Mail.
Eine solche PDF-Rechnung erfüllt jedoch grundsätzlich nicht die neuen gesetzlichen Anforderungen an die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen.
Künftig müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das eine automatische maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Dabei kommen bestimmte technische Standards zum Einsatz, insbesondere die europäische Norm EN 16931 und das Format UBL für die staatliche Rechnungsplattform.
Für größere Unternehmen besteht während der ersten zwölf Monate ihrer Anwendungspflicht eine besondere Übergangsregelung: Elektronische Rechnungen müssen grundsätzlich zusätzlich mit einem lesbaren PDF-Dokument begleitet werden, sofern der Empfänger nicht ausdrücklich und freiwillig den Empfang im ursprünglichen strukturierten Format akzeptiert.
Aktuelle Rechtslage (Stand Oktober 2026)
Mit dem Real Decreto 238/2026 vom 25. März 2026 wurden die wesentlichen gesetzlichen Anforderungen an die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung festgelegt.
Die ergänzende Orden HAC/1028/2026 vom 2. Oktober 2026 wurde am 5. Oktober 2026 im spanischen Staatsanzeiger (BOE) veröffentlicht und trat am 6. Oktober 2026 in Kraft.
Damit begann die Berechnung der gesetzlichen Übergangsfristen.
Fristen für die verpflichtende E-Rechnung
|
Datum |
Betroffene Unternehmer |
Verpflichtung |
|
06.10.2027 |
Unternehmen und Selbstständige mit mehr als 8 Mio. € maßgeblichem Jahresumsatz |
Elektronische Rechnung und Meldung des Rechnungs- und Zahlungsstatus |
|
06.10.2028 |
Übrige betroffene Unternehmen und Selbstständige |
Elektronische Rechnungsstellung |
|
06.10.2028 |
Juristische Personen mit höchstens 8 Mio. € maßgeblichem Jahresumsatz |
Zusätzlich Meldung des Rechnungs- und Zahlungsstatus |
|
06.10.2029 |
Bestimmte natürliche Personen, insbesondere Autónomos, und steuerlich transparente Einrichtungen mit höchstens 8 Mio. € maßgeblichem Jahresumsatz |
Zusätzliche Meldung des Rechnungs- und Zahlungsstatus |
Die Umsatzgrenze von 8 Millionen Euro richtet sich nach dem maßgeblichen Geschäftsvolumen (volumen de operaciones) des vorangegangenen Kalenderjahres gemäß Artikel 121 der spanischen Umsatzsteuergesetzgebung.
Wichtig für Selbstständige: Die verlängerte Frist bis Oktober 2029 betrifft bestimmte zusätzliche Meldepflichten. Die elektronische Rechnungsstellung selbst wird für die betroffenen Selbstständigen grundsätzlich bereits ab Oktober 2028 verpflichtend.
Wer ist von der elektronischen Rechnungspflicht betroffen?
Die neue Regelung betrifft grundsätzlich den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Selbstständigen (B2B).
Hierzu gehören insbesondere spanische Kapitalgesellschaften wie S.L. und S.A., selbstständig tätige Einzelunternehmer und Freiberufler (Autónomos).
Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) fallen grundsätzlich nicht unter diese allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht.
Darüber hinaus bestehen gesetzliche Ausnahmen, beispielsweise für bestimmte vereinfachte Rechnungen (facturas simplificadas).
Bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen ist zu prüfen, ob der Rechnungsempfänger in Spanien niedergelassen ist beziehungsweise die betreffende Leistung einer spanischen Betriebsstätte zuzurechnen ist.
Nicht jede Rechnung eines spanischen Unternehmens an einen ausländischen Kunden unterliegt daher automatisch der neuen Verpflichtung.
Staatliche Rechnungsplattform und neue Meldepflichten
Ein wesentlicher Bestandteil der Reform ist die Einführung einer kostenlosen staatlichen Plattform für elektronische Rechnungen.
Diese wird als Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) bezeichnet und von der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria – AEAT) bereitgestellt.
Unternehmen können alternativ private Rechnungsprogramme und elektronische Rechnungsplattformen verwenden, sofern diese die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Bei Verwendung einer privaten Plattform muss grundsätzlich gleichzeitig eine elektronische Kopie der Rechnung im vorgeschriebenen UBL-Format an die staatliche Plattform übermittelt werden.
Zusätzlich werden neue Meldepflichten zum Rechnungs- und Zahlungsstatus eingeführt.
Betroffene Rechnungsempfänger müssen künftig insbesondere die kaufmännische Annahme oder Ablehnung einer Rechnung sowie deren vollständige Bezahlung einschließlich der jeweiligen Daten elektronisch melden.
Für diese Statusmeldungen gilt grundsätzlich eine Frist von höchstens vier Tagen nach dem jeweiligen Ereignis, wobei Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage nicht mitgerechnet werden. Für die Übermittlung an die staatliche Plattform gelten ergänzende Bestimmungen.
Damit müssen künftig nicht nur die Rechnungserstellung und der Rechnungsempfang, sondern auch die Zahlungsüberwachung stärker in elektronische Prozesse eingebunden werden.
Veri*Factu und die elektronische Rechnung – zwei unterschiedliche Systeme
In der Praxis werden beide Reformen häufig miteinander verwechselt.
Tatsächlich handelt es sich jedoch um zwei unterschiedliche gesetzliche Regelungen.
1. Veri*Factu
Veri*Factu basiert auf
- Ley 11/2021 (Antibetrugsgesetz)
- Real Decreto 1007/2023
Hierbei geht es nicht um elektronische Rechnungen.
Vielmehr werden Anforderungen an die eingesetzte Fakturierungssoftware geregelt.
Die Programme müssen insbesondere
- manipulationssicher arbeiten,
- sämtliche Änderungen protokollieren,
- unveränderbare Datensätze erzeugen und
- auf Wunsch Daten an die Agencia Tributaria übermitteln können.
2. Elektronische Rechnung
Die elektronische Rechnung beruht dagegen auf
- Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece)
- Real Decreto 238/2026
- Orden HAC/1028/2026
Hier steht der elektronische Austausch strukturierter Rechnungen zwischen Unternehmen und Selbstständigen im Vordergrund.
Zusätzlich werden bestimmte Informationen über den Rechnungs- und Zahlungsstatus elektronisch übermittelt.
Wichtig: Die Einhaltung der Anforderungen an Fakturierungssoftware ersetzt nicht automatisch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und umgekehrt.
Fristen für Veri*Factu
Für die Einführung zertifizierter Fakturierungssoftware gelten inzwischen verbindliche Fristen.
Kapitalgesellschaften
Verpflichtende Nutzung ab1. Januar 2027
Übrige Unternehmer und Selbstständige
Verpflichtende Nutzung ab1. Juli 2027
Diese Fristen wurden Ende 2025 durch das Real Decreto-ley 15/2025 verlängert.
Bereits heute bestehende Pflicht zur elektronischen Rechnung
Unabhängig von der neuen allgemeinen Verpflichtung bestehen in Spanien bereits heute bestimmte Fälle, in denen elektronische Rechnungen vorgeschrieben sind.
Dies betrifft insbesondere Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und bestimmte öffentliche Auftraggeber.
Hierfür bestehen bereits besondere elektronische Verfahren, insbesondere über die Plattform FACe.
Die neuen Regelungen zur elektronischen B2B-Rechnung ergänzen diese bestehenden Verpflichtungen.
Was sollten Unternehmen und Selbstständige jetzt beachten?
Auch wenn die allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung erst ab Oktober 2027 beziehungsweise Oktober 2028 beginnt, sollten sich betroffene Unternehmer rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
Insbesondere empfiehlt es sich, die bereits verwendete Rechnungs- und Buchhaltungssoftware auf ihre gesetzliche Eignung zu überprüfen.
Darüber hinaus sollten die internen Abläufe zur Rechnungserstellung, zum Rechnungsempfang und zur Zahlungsüberwachung an die neuen Anforderungen angepasst werden.
Für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist außerdem zu klären, welche Rechnungen tatsächlich unter die spanische E-Rechnungspflicht fallen.
Europäische Entwicklung
Auch auf europäischer Ebene schreitet die Digitalisierung der Umsatzsteuer voran.
Mit dem Reformpaket VAT in the Digital Age (ViDA) plant die Europäische Union den schrittweisen Ausbau elektronischer Rechnungen sowie digitaler Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze.
Fazit
Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung stellt einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung des spanischen Wirtschaftslebens dar.
Mit der Veröffentlichung der Orden HAC/1028/2026 stehen nun die konkreten Einführungstermine fest.
Für größere Unternehmen beginnt die Verpflichtung zur elektronischen B2B-Rechnung am 6. Oktober 2027, für die übrigen betroffenen Unternehmen und Selbstständigen grundsätzlich am 6. Oktober 2028.
Zusätzlich werden schrittweise neue Meldepflichten zum Rechnungs- und Zahlungsstatus eingeführt.
Unabhängig davon gelten bereits ab Januar beziehungsweise Juli 2027 neue Anforderungen an die Fakturierungssoftware vieler Unternehmer.
Unternehmen und Selbstständige sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Rechnungsprogramme und internen Abläufe rechtzeitig auf beide Reformen vorzubereiten.
Seitens unserer Kanzlei helfen wir Ihnen als Rechtsanwälte, Steuerberater und eingetragener PAE gern bei der Analyse Ihrer konkreten Situation, führen die entsprechenden Verwaltungsakte aus und geben für Sie die notwendigen Steuererklärungen ab. Weitere Informationen hinsichtlich unserer Leistungen für Selbstständige und Gewerbetreibende finden Sie im Abschnitt Unternehmen.
Bei Interesse oder konkreten Fragen zum Thema stehen wir Ihnen gern per Mail oder telefonisch in deutscher Sprache zur Verfügung.
Hinweis: Die Informationen entsprechen dem Rechtsstand vom 29. Oktober 2026 und dienen der allgemeinen Orientierung. Die konkreten Verpflichtungen hängen von der jeweiligen unternehmerischen und steuerlichen Situation ab.
Autor:
Lisa Wörfel
Steuerberaterin
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