Para que los gastos puedan deducirse fiscalmente como gastos de la actividad en España, por regla general deben justificarse mediante la correspondiente factura (Factura). A diferencia de otros países, como por ejemplo Alemania, en España no existen gastos a tanto alzado aplicables automáticamente y la posibilidad de justificar gastos mediante recibos (Recibos) es muy limitada.
Aunque existen algunas excepciones en relación con los distintos impuestos (principalmente el IRPF y el IVA), con carácter general deben cumplirse siempre los siguientes tres requisitos para que un gasto sea fiscalmente deducible:
- El gasto debe estar directamente vinculado a la actividad económica (afecto).
- El gasto debe estar debidamente registrado en la contabilidad.
- El gasto debe poder justificarse mediante una factura (Factura).
Precisamente este último punto genera en la práctica una carga administrativa relativamente elevada, ya que las facturas deben incluir, como mínimo, su nombre, número de identificación fiscal, domicilio y el IVA correspondiente. Cuando únicamente se aportan «tickets» o «facturas simplificadas», existe el riesgo de que la Agencia Tributaria no los admita sin documentación o justificación adicional. Para evitar problemas posteriores, resulta por tanto recomendable solicitar siempre una factura completa, salvo las pocas excepciones que se indican en los siguientes apartados.
1. Servicios y bienes de consumo
Publicidad, seguros, comisiones y gastos bancarios, transporte, bienes que puedan amortizarse libremente (hasta 300 €), etc.
2. Servicios prestados por profesionales y otros autónomos:
Los servicios prestados por profesionales (abogados, asesores fiscales, economistas, agentes inmobiliarios, etc.) reciben en España un tratamiento contable diferenciado respecto de otros servicios, ya que sobre los honorarios de estos profesionales deben practicarse las denominadas «retenciones». En las facturas se refleja normalmente una retención del 15 % o del 7 %, importe que posteriormente debe ingresarse trimestralmente en la Agencia Tributaria por cuenta del profesional.
3. Gastos de alquiler
Los gastos de alquiler son íntegramente deducibles cuando el inmueble arrendado es un local u oficina necesario para el desarrollo de la actividad. En estos casos, el alquiler está sujeto a IVA, por lo que el correspondiente IVA debería figurar en el contrato de arrendamiento. Si, además, el arrendador es una persona física, deberá practicarse la correspondiente retención e ingresarse trimestralmente en la Agencia Tributaria mediante el Modelo 115. Esta circunstancia también debería constar en el contrato y reflejarse en los justificantes de pago.
4. Electricidad, agua, Internet y teléfono
La deducibilidad de estos gastos de la actividad depende de si desarrolla su actividad desde su vivienda habitual o desde un local u oficina independiente.
a) Local u oficina independiente.
Si la actividad se desarrolla desde un local u oficina independiente (ya sea en alquiler o en propiedad), estos gastos son, con carácter general, íntegramente deducibles. Si la oficina se encuentra físicamente separada, pero en las inmediaciones de su vivienda, deberán existir, por regla general, contadores o contratos separados (uno para uso privado y otro para la actividad profesional).
b) Local u oficina en la propia vivienda.
Si la actividad se desarrolla desde el domicilio, los gastos pueden deducirse proporcionalmente en función de la superficie destinada a la actividad profesional. Si vive de alquiler, para poder aplicar la deducción pueden ser necesarios dos contratos de arrendamiento diferentes (uno sujeto a IVA y otro sin IVA). Si es propietario de la vivienda y dispone en ella de un despacho, o si vive de alquiler y dispone de dos contratos de arrendamiento separados, con carácter general puede deducirse el 30 % de la proporción de la vivienda destinada a la actividad. Por ejemplo, si su despacho representa el 40 % de la superficie de la vivienda, podrá deducir el 12 % (40 % x 30 %) de los gastos indicados.
Tanto los gastos de adquisición como los gastos mensuales pueden, con carácter general, ser deducibles también cuando la actividad se desarrolla desde el domicilio o sin un lugar de trabajo fijo, si bien resultan igualmente aplicables las limitaciones indicadas en el apartado anterior.
5. Teléfono móvil
Para que los gastos puedan deducirse íntegramente, debe poder acreditarse que el teléfono móvil se utiliza exclusivamente para fines profesionales. Este uso exclusivo puede acreditarse, por ejemplo, mediante la existencia de una segunda línea de teléfono móvil destinada al uso privado.
6. Amortizaciones y gastos de financiación
Cuando se adquieren bienes necesarios para la actividad con un precio de compra superior a 300 € (3.000 € a efectos del IVA), estos deben contabilizarse, con carácter general, como bienes de inversión y amortizarse trimestralmente durante varios años. Por tanto, el coste no puede imputarse íntegramente al ejercicio de adquisición, sino que reduce el beneficio de forma proporcional a través de la amortización. Como gastos de financiación pueden deducirse, con carácter general, los intereses y las comisiones bancarias. Como ejemplos pueden citarse la hipoteca de una oficina o el contrato de leasing de un vehículo.
7. Gastos propios de manutención diaria
Desde 2018 pueden deducirse hasta 26,67 € por día de trabajo en concepto de gastos propios de manutención, siempre que el consumo se realice en establecimientos de restauración y hostelería, exista el correspondiente justificante y el pago se efectúe por medios electrónicos, por ejemplo mediante tarjeta bancaria o de crédito. Aunque la Agencia Tributaria no ha adoptado una posición completamente inequívoca al respecto, parece ajustarse al sentido de la normativa que, en estos casos, un ticket junto con el justificante del pago pueda resultar suficiente. No obstante, para mayor seguridad, resulta recomendable solicitar también en estos casos una factura.
8. Gastos de viaje y manutención
Los desplazamientos realizados en transporte público pueden, con carácter general, deducirse íntegramente, si bien la Agencia Tributaria puede exigir, en caso de inspección, que se acredite la necesidad profesional del viaje.
Si utiliza su propio vehículo, salvo en actividades de transporte de mercancías o personas, con carácter general no pueden deducirse en el IRPF ni los gastos corrientes del vehículo ni los gastos de combustible. Si se deducen estos gastos, deberá acreditarse detalladamente tanto el uso profesional del vehículo como la necesidad profesional del desplazamiento. A efectos del IVA, los gastos pueden deducirse en un 50 % sin necesidad de aportar pruebas adicionales sobre el grado de afectación, siempre que se disponga de la correspondiente factura.
En cuanto a los gastos de hotel y manutención, estos pueden deducirse con la correspondiente factura, si bien los gastos de manutención deben respetar los siguientes límites máximos:
España: 26,67 € sin pernoctación / 53,34 € con pernoctación.
Extranjero: 48 € sin pernoctación / 91,35 € con pernoctación.
9. Comidas de negocios
Las comidas de negocios constituyen en España uno de los gastos más controvertidos en cuanto a su reconocimiento como gasto deducible ante la Agencia Tributaria. Con carácter general, estos gastos están limitados al 1 % del volumen de negocios anual y deberían justificarse siempre mediante la correspondiente factura. Además de los datos generales, resulta recomendable que en la factura o en la documentación correspondiente se haga constar el motivo de la comida y las personas participantes.
10. Seguro médico privado
Aunque los autónomos en España están automáticamente cubiertos por el sistema público de la Seguridad Social, muchos optan por contratar adicionalmente un seguro médico privado. Las primas propias, las del cónyuge y las correspondientes a hijos menores de 25 años son deducibles, con un límite anual de 500 € por persona.
11. Otros gastos relacionados con la actividad:
Libros, cursos, seminarios, eventos, material de oficina, etc.
12. Gastos de difícil justificación:
El régimen de estimación directa simplificada permite deducir del rendimiento neto provisional (ingresos – gastos) un porcentaje fijo del 5 % en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un límite máximo anual de 2.000 €.
13. Gastos deducibles sin factura:
Además de las excepciones mencionadas en los apartados anteriores, los siguientes gastos pueden, con carácter general, deducirse sin disponer de una factura completa:
- La propia cuota de la Seguridad Social
- Seguros médicos privados
- Comisiones y gastos bancarios
- Salarios de empleados
- Impuestos fiscalmente deducibles
- Determinados gastos realizados en el extranjero (justificante con indicación del tipo de IVA)
Su PAE: Derecho - España
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Autor:
Christoph Sander
Abogado & Asesor fiscal
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