En este contexto, conviene tener en cuenta determinadas particularidades relevantes desde el punto de vista contable y fiscal.

En relación con la contabilidad, debe tenerse presente que, en la práctica, el registro manual de cada venta mediante asientos individuales suele resultar inviable, ya que muchas empresas realizan miles de transacciones al mes. El volumen de trabajo administrativo y los costes asociados harían este sistema poco eficiente.

Por este motivo, hemos desarrollado un sistema que permite automatizar la contabilización de las ventas mediante la importación de listados en formato Excel. El cliente únicamente debe facilitarnos la información siguiendo nuestra plantilla estándar (disponible en el anexo), y nosotros nos encargamos de registrar automáticamente todas las operaciones en la contabilidad.

En cuanto a la tributación, el comercio electrónico presenta una elevada complejidad en materia del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Como regla general, el IVA se devenga en el país de residencia del comprador y debe aplicarse el tipo impositivo correspondiente al Estado miembro de destino. La liquidación de dicho impuesto se realiza a través del régimen de Ventanilla Única (OSS - One Stop Shop), utilizando el tipo de IVA aplicable en función del país del cliente.

La principal ventaja del régimen OSS consiste en que, cuando las mercancías se envían desde España, ya no es necesario registrarse a efectos del IVA en cada uno de los Estados miembros donde se encuentren los clientes. Toda la tributación correspondiente a las ventas intracomunitarias se declara e ingresa a través de la Administración tributaria española, reduciendo considerablemente la carga administrativa derivada de múltiples registros fiscales. Además, los sistemas automatizados y plataformas de venta como Amazon generan la facturación de forma automática y permiten importar directamente la información a numerosos programas de contabilidad.

La principal desventaja del régimen OSS es que, cuando se importan mercancías a España, debe abonarse íntegramente el IVA de importación en la Aduana. Sin embargo, en las ventas intracomunitarias se repercute el IVA correspondiente al país del cliente, por lo que dicho IVA soportado en España no puede compensarse inmediatamente con el IVA devengado en otros Estados miembros.

Como la devolución del IVA soportado únicamente puede solicitarse, con carácter general, en el último trimestre del ejercicio, la empresa debe disponer de suficiente liquidez para financiar el importe del IVA soportado en las compras nacionales o en las importaciones realizadas en España durante un período que, en la práctica, puede prolongarse hasta un año y medio. A medida que aumenta el volumen de ventas, esta situación puede generar un importante coste financiero.

La alternativa consiste en solicitar voluntariamente la inclusión en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) —obligatorio para empresas con un volumen de operaciones superior a 6 millones de euros— y en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información del IVA).

La adhesión a estos regímenes permite obtener la devolución mensual del IVA soportado, evitando tener que esperar al final del ejercicio para recuperar dicho importe. En estos casos deberán presentarse declaraciones mensuales del IVA (Modelo 303) y remitir electrónicamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación prácticamente en tiempo real.

Dependiendo de si las facturas son emitidas directamente por la empresa o por un tercero (por ejemplo, Amazon), será necesario remitir la información al asesor contable, con carácter general, al menos una vez por semana (cada siete días).

Aunque este sistema implica una mayor carga administrativa, suele resultar especialmente ventajoso para las empresas dedicadas al comercio electrónico, ya que evita la necesidad de financiar durante largos períodos el IVA soportado en las compras.

Puede consultar un análisis detallado de sus ventajas e inconvenientes en nuestro artículo: Devolución del IVA en el comercio electrónico mediante REDEME y SII.

¿Cómo se gestiona en la práctica?

Nuestro programa de contabilidad está configurado para que los informes facilitados por las plataformas de venta online, como Amazon, puedan utilizarse directamente para contabilizar las facturas emitidas. Para ello empleamos un sistema de importación de datos. Usted únicamente deberá facilitarnos el informe correspondiente, descargado directamente de la plataforma, que deberá contener la información necesaria, como por ejemplo: fecha de la factura, tipo de IVA, moneda, importes totales, bases imponibles, cuotas de IVA, indicación del IVA español de la sociedad o, en caso de disponer de almacenes en otros países de la Unión Europea, de los demás tipos de IVA aplicables, IVA repercutido en las facturas emitidas y, cuando proceda, nombre del cliente, código postal y país de destino.

Puede consultar nuestro modelo de recopilación de datos en: https://sspartners.es/docs/oss

A partir de este informe no será necesario que nos remita las facturas emitidas en formato PDF. No obstante, es importante conservarlas y archivarlas durante un período mínimo de seis años, a fin de cumplir con las exigencias del Código de Comercio y de la Ley General Tributaria.

Desde nuestro despacho estaremos encantados de analizar su situación concreta, realizar en su nombre los trámites administrativos necesarios y asistirle en la preparación y presentación de las correspondientes declaraciones tributarias. Para cualquier consulta relacionada con el comercio electrónico, el régimen OSS, REDEME o el SII, puede ponerse en contacto con nosotros por correo electrónico o por teléfono.

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Contabilidad para sociedades dedicadas al comercio electrónico