Dependiendo de su participación en la actividad diaria de la empresa, tanto como titular como administrador, deberá asegurarse de que las facturas se emitan correctamente. Aunque su departamento de contabilidad debería revisar y contabilizar correctamente las facturas recibidas de forma independiente, incluso si usted no participa directamente en la facturación, siempre es recomendable revisar al menos las facturas de mayor importe una vez al trimestre.
1) Facturas emitidas
Además de las particularidades relativas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y a las retenciones que se explican más adelante, es especialmente recomendable comprobar detenidamente los siguientes aspectos básicos:
1. Las facturas deberán llevar siempre una numeración correlativa. La secuencia de numeración no debería interrumpirse durante el ejercicio fiscal y, por regla general, comienza de nuevo al inicio de cada año. Es posible utilizar una serie antes del número correlativo, por ejemplo, indicando el ejercicio fiscal: 2026-01, 2026-02, etc.
2. En la factura deberán constar siempre su nombre completo o la denominación social de la sociedad, el domicilio de la actividad y su Número de Identificación Fiscal (NIF) español. El NIF corresponde, según el caso, a su NIE o al NIF de la sociedad.
3. En la factura deberán indicarse siempre la base imponible, el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el importe total de la factura. Si la factura o el servicio facturado está exento de IVA, deberá indicarse el fundamento de la exención (véase el apartado siguiente).
4. Si la factura se emite a un particular, será suficiente indicar su nombre, número de identificación fiscal y, en su caso, el país.
5. Si la factura se emite a una sociedad o empresario, deberán indicarse los datos del cliente mencionados en el punto 2. Operaciones sujetas a IVA, exentas de IVA, inversión del sujeto pasivo y retenciones. Los bienes y servicios están, por regla general, sujetos al IVA en España y, a diferencia de Alemania, no existe una exención general equivalente a la aplicable a los pequeños empresarios. Aunque actualmente existen nuevas ventajas fiscales y reducciones en las cotizaciones a la Seguridad Social que facilitan el ejercicio de una actividad por cuenta propia en España, con carácter general deberá presentarse la declaración trimestral del IVA, exista o no facturación, y deberá indicarse por separado en las facturas el 21 % de IVA. Si su actividad está totalmente exenta de IVA (exenta), puede omitir este apartado (tratamientos médicos, determinadas actividades educativas, etc.).
La obligación de repercutir IVA depende fundamentalmente de la ubicación del cliente y del tipo de operación comercial o servicio prestado:
A) Clientes en España
Si emite una factura a un cliente en España, por regla general deberá incluir un 21 % de IVA en la factura (con particularidades en el caso de Canarias). Si, además, ejerce su actividad como autónomo y el cliente es una sociedad o una persona física que desarrolla una actividad empresarial o profesional, es posible que deba aplicar en la factura una retención a cuenta de su Impuesto sobre la Renta. Del mismo modo que el IVA se añade a la base imponible, la retención se resta del importe de la factura.
Ejemplo:
| Base imponible: | 100 € |
| + 21% IVA | + 21 € |
| -15% Retención | - 15 € |
| Importe de la factura | 106 € |
Posteriormente, su cliente deberá ingresar dicha retención en su nombre ante la Agencia Tributaria española mediante el Modelo 111.
Puede encontrar más información sobre las retenciones en las facturas en nuestro artículo Retenciones en facturas en España.
B) Clientes en la Unión Europea (UE)
Si sus clientes se encuentran dentro de la UE, también deberá distinguirse entre clientes particulares y clientes empresariales. En estos casos no se aplican retenciones, pero la distinción sí afecta al tratamiento del IVA. A estos efectos, debe diferenciarse fundamentalmente entre particulares y clientes empresariales sin un número de IVA intracomunitario válido (NIF-IVA), por una parte, y clientes empresariales con un NIF-IVA válido, por otra.
Puede comprobar si su cliente dispone de un número de IVA intracomunitario válido a través de la página web de la Comisión Europea.
Clientes particulares o clientes empresariales sin un NIF-IVA válido
Por regla general, deberá repercutir el IVA español en sus facturas. Existen importantes excepciones cuando se prestan servicios digitales o cuando, en la venta de bienes a particulares, se alcanzan los límites aplicables para la tributación del IVA en los respectivos Estados miembros. En ambos casos, las circunstancias concretas deberán analizarse individualmente.
Clientes empresariales de la UE con un NIF-IVA válido
Si su cliente empresarial dispone de un número de IVA intracomunitario válido (NIF-IVA), la factura podrá emitirse sin IVA español mediante la aplicación de la inversión del sujeto pasivo. Este procedimiento es especialmente importante para que el cliente pueda declarar en su propio país el IVA correspondiente y, al mismo tiempo, deducirlo como IVA soportado, de modo que no se genere una carga efectiva por IVA. Dado que no se repercute IVA español, esta circunstancia deberá indicarse expresamente en la factura: «Inversión del sujeto pasivo».
c) Clientes fuera de la UE
Tanto la exportación de productos como determinadas prestaciones de servicios a clientes fuera de la UE pueden realizarse sin IVA español, dependiendo de las reglas aplicables de localización. En el caso de los servicios, resulta especialmente importante determinar el lugar de prestación. Con carácter general, en determinadas operaciones puede considerarse que la prestación se realiza en el extranjero cuando el cliente tiene allí su domicilio empresarial y el servicio se presta por medios electrónicos o a distancia (Internet, teléfono, home office, etc.). Algunos ejemplos habituales son la consultoría empresarial, la contabilidad o los servicios de traducción.
No obstante, cuando el servicio se presta efectivamente en España (por ejemplo, una visita guiada para un turista residente en Suiza) o está relacionado con un inmueble situado en España (agentes inmobiliarios, abogados, etc.), puede resultar aplicable el IVA español a pesar de que el cliente resida fuera de la UE.
Resumen de la facturación:
Cliente en España
Clientes particulares = + 21% IVA
Clientes empresariales = + 21% IVA – en su caso, 15% de retención
Cliente en la UE
Clientes particulares = + 21% IVA
Clientes empresariales = Sin IVA (inversión del sujeto pasivo)
Cliente fuera de la UE
Prestación realizada en España = + 21 % IVA
Prestación realizada en el extranjero = Sin IVA (según las reglas de localización aplicables)
Existen particularidades para las empresas situadas en Canarias. En cualquier caso, es recomendable preparar junto con su asesor contable los diferentes modelos de factura necesarios y revisarlos antes de utilizarlos.
2.) Facturas recibidas
Para que los gastos puedan deducirse fiscalmente en España como gastos de la actividad, deberán estar, con carácter general, vinculados a la actividad económica, registrados correctamente en la contabilidad y justificados mediante la correspondiente factura (factura).
A diferencia de otros países, como Alemania o Austria, en España prácticamente no existen deducciones a tanto alzado de aplicación automática y la justificación de gastos mediante simples recibos está muy limitada. Aunque existen determinadas excepciones en función del impuesto de que se trate (principalmente el Impuesto sobre la Renta y el IVA), por regla general deberán cumplirse siempre los siguientes tres requisitos para que un gasto sea deducible:
1. El gasto debe estar directamente vinculado a la actividad económica (afecto).
2. El gasto debe estar debidamente registrado en la contabilidad.
3. El gasto debe poder justificarse mediante una factura (factura).
Precisamente este último punto genera en la práctica una carga administrativa relativamente elevada, ya que las facturas deberían incluir, como mínimo, su nombre, número de identificación fiscal, dirección y el IVA correspondiente. Si únicamente se presentan «tickets» o «facturas simplificadas», existe el riesgo de que la Agencia Tributaria no los admita como justificantes suficientes para determinadas deducciones. Con carácter general, los gastos de la actividad deberían justificarse mediante la correspondiente factura completa. Los tickets, justificantes de pago, movimientos bancarios, etc., por sí solos pueden no ser suficientes para acreditar fiscalmente un gasto y, por tanto, solo deberían contabilizarse como justificantes en aquellos casos en los que la normativa lo permita.
Los justificantes que no identifiquen correctamente al emisor, al cliente y, cuando corresponda, el IVA, pueden no cumplir los requisitos necesarios para su deducción. Si las facturas o tickets se emiten en una moneda extranjera, es recomendable dejar constancia del importe equivalente en euros y del tipo de cambio utilizado. Para evitar problemas posteriores, resulta por tanto aconsejable solicitar siempre una factura completa.
Puede encontrar más información sobre los gastos deducibles en nuestro artículo Autónomos en España: gastos deducibles de la actividad
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Autor:
Christoph Sander
Abogado & Asesor fiscal
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