In unserer Kanzlei verwenden wir One-Drive, um Ihre Daten und Dokumente in einem digitalen Ordner zu speichern und so weit wie möglich auf physische Ordner zu verzichten. Mit dem sicheren Zugriff auf Ihren Ordner haben Sie als Eigentümer jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente und können diese einsehen und abspeichern

Um Dokumente mit uns vergleichen zu können, können Sie außerdem auf einen speziellen Ordner zugreifen, in den Sie Dokumente hochladen, ändern oder direkt löschen können. Wie in Absatz 3 erläutert, wird dieser Ordner zum Empfangen von Dokumenten verwendet. Sobald diese archiviert sind, verschwinden sie aus diesem Ordner und erscheinen im entsprechenden Ordner.

Wenn Sie beispielsweise Buchhaltungsunterlagen in diesen Ordner hochladen, werden am Tag der Abgabefrist alle Dokumente im entsprechenden vierteljährlichen oder monatlichen Ordner im Ordner Buchhaltungsmanagement archiviert.

Sicherheit von freigegebenen Ordnern in OneDrive

Freigegebene Ordner in OneDrive bieten ein hohes Maß an Sicherheit, um gespeicherte Informationen zu schützen und einen kontrollierten Zugriff für autorisierte Benutzer zu gewährleisten. Nachfolgend sind die wichtigsten Gründe aufgeführt, warum diese Ordner sicher sind:

1. Individuelle Zugriffskontrolle: OneDrive ermöglicht eine präzise Definition, wer auf einen freigegebenen Ordner zugreifen darf. Benutzer können spezifische Berechtigungen erhalten, entweder nur Lesezugriff oder Bearbeitungsrechte, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

2. Authentifizierung und Identitätsprüfung: Microsoft setzt die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) als zusätzliche Sicherheitsschicht ein. Die Nutzer müssen ihre Identität anhand von Codes überprüfen, die an vertrauenswürdige Geräte gesendet werden, wodurch das Risiko eines unberechtigten Zugriffs erheblich verringert wird. In unserem Fall können Sie sich für den Zugriff auf Ihren Ordner entweder anmelden oder sich mit einem Code anmelden, der Ihnen jedes Mal, wenn Sie auf den Ordner zugreifen, an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. In beiden Fällen wird jeder unbefugte Zugriff verhindert, sodass jemand, der den Link zu Ihrem Ordner hat, nicht darauf zugreifen kann, wenn er Ihnen nicht den Code gibt.

3. Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand: Alle in OneDrive gespeicherten Dateien sind mit fortschrittlicher Verschlüsselung geschützt. Während der Datenübertragung wird das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) verwendet, um Abfangversuche zu verhindern. Zudem sind die ruhenden Daten mit AES-256 verschlüsselt, einem der sichersten Standards.

4. Protokollierung und Überwachung von Aktivitäten: OneDrive bietet detaillierte Protokolle darüber, wer auf Dateien in freigegebenen Ordnern zugegriffen, sie geändert oder gelöscht hat. Dies ermöglicht Administratoren, verdächtige Aktivitäten zu überwachen und präventive Maßnahmen zu ergreifen.

5.   Schutz vor Bedrohungen und Datenwiederherstellung: Microsoft Defender und andere Sicherheitslösungen von Microsoft erkennen und blockieren Malware oder unbefugte Zugriffe in Echtzeit. Darüber hinaus ermöglicht OneDrive die Wiederherstellung früherer Dateiversionen im Falle eines Ransomware-Angriffs oder versehentlichen Löschens

Die korrekte Nutzung von Systemen wie One-Drive biete somit eine sehr hohe Sicherheit hinsichtlich des Datenaustausches, womit wir diese Form grundsätzlich gegenüber anderen (Mail, Post, Fax) empfehlen.

Weitere Informationen zum Zugangn zu Ihrer digitalen Akte, zum Hochladen von Dokumenten uvm. finden Sie in unserem Dossier.